Pandemi sonrası yeni ofis düzenleri nasıl olacak?

COVID-19 salgınıyla birlikte gelen sokağa çıkma yasaklarının azaltıldığı ve sosyal mesafeye uygun olarak normalleşmeye geçilen bugünlerde, ofislere de kademeli olarak dönüşler başladı. Peki, “Yeni normal”de ofislerde nasıl bir düzen kurulmaya çalışılıyor? 

Bir anda tüm dünyayı etkisi altına alan korona salgını sürecinde, hayatımızla ilgili pek çok şey değişti. Pandemi sürecinin etkilerinin hafiflemeye başladığı şu dönemde,  normalleşme çalışmaları kapsamında ofise dönüşler de kademeli olarak başladı. Adört Mimarlık Kurucu Ortağı Mimar Erdem Argun ile salgının ofis hayatına etkisini ve normale dönüş sürecinde yapılan yeni düzenlemeleri konuştuk.

Firmalar pandemiyi ve sonrasındaki dönemi nasıl karşıladı?

Genel olarak firmaların neredeyse tamamı ilk “Evde kalın” çağrılarıyla birlikte, hızlı bir reaksiyon göstererek evden çalışma kararı aldı. Pandemi dönemde üzerinde çalışmaya devam ettiğimiz projeler için müşterilerimizle yaptığımız tüm toplantıları sanal ortamda gerçekleştirdik. Tabii ki sanal toplantılar önceden de hayatımızın bir parçasıydı, ancak süreçlerin tamamını bu şekilde yürütmek hem bizim hem de müşterilerimiz için yepyeni bir deneyim oldu.

Bundan sonraki dönemde ofis ve çalışma hayatını nasıl yenilikler/düzenlemeler bekliyor?

Yeni düzenlemeler, dünya ve Türkiye gündeminde yoğun bir şekilde tartışılmaya devam ediyor. Herkesin bazı çözüm önerileri var. Bu çözüm önerilerinin temelde sosyal izolasyonu sağlamaya yönelik olduğunu söyleyebiliriz. Temel prensip; eski ofis ve çalışma yaklaşımının aksine, çalışanların ofiste bir arada daha az zaman geçirmesi ya da bir arada geçirdiği zamanlarda sosyal mesafelerini koruyabilmesini hedefliyor. Öncelikle, yıllardır denenen ancak pandemi döneminde yaygınlaşan evde çalışma modeli, bu anlamda en önemli yardımı sağlayacak gibi görünüyor. Çünkü hem ofis alanında kişi başına düşen alanı arttırmış hem de ofise giden insan sayısını azaltarak daha az çalışanın günlük hayata katılmasını sağlamış oluyorsunuz. Bu model bazı elverişsiz durumları da ortaya çıkarmıyor değil. Örneğin; insanların evde işlerine ne kadar konsantre olabildikleri ya da teknoloji yardımı ile yüz yüze olmayan toplantıların verimliliğe etkisi, hala tam olarak yanıtlanabilmiş sorular değil. Bu dönemin tüm firmalara, bu soruların yanıtlarını öğrenmek için iyi bir deneyim sağlayacağını düşünüyorum.

Belki tüm çalışanların evden çalıştığı değil de çalışanların dönüşümlü olarak haftanın belirli günleri ofiste olabildiği ve kalan zamanını ofis dışında geçirebildiği, karma sistemler bir çözüm oluşturabilir. Bu durumda da işe o gün gidecek insanların çalışma saatleriyle ilgili yapılabilecek düzenlemeler, özellikle toplu taşıma kullanan kişilerin sosyal mesafelerini korumalarına faydalı olabilir.

Bunlarla beraber bazı firmaların, pencereleri açılmayan ve doğal havalandırmaya sahip olmayan plazalardan, daha alçak katlı ve doğal hava erişimi olan binalara geçme planları olduğunu duyuyoruz. Yine bazı firmalar, ofisteki kişi sayısını azaltabilmek adına paylaşımlı uydu ofislerle anlaşıp, kişi kapasitelerinin bir kısmını bu alanlara aktarmayı planlıyorlar. Tüm bu modeller şu anda deneniyor ve firmalar hangisinin kendileri için daha doğru olacağını zamanla bulacak gibi görünüyor. Pandemi sürecinden sonra çalışma hayatındaki değişikliklerin hangilerinin kalıcı olacağını hep birlikte göreceğiz.

Bu değişikliklerin ofis tasarımlarına nasıl bir etkisi olmasını bekliyorsunuz? 

Son yıllarda ofisler, çalışanların farklı birimlerle bir arada çalışabildiği ve maksimum açık alanlar içeren bir tasarım anlayışıyla kurgulanıyordu. Gerek artan kiralama ve dekorasyon maliyetleri, gerekse yeni neslin çalışma hayatından beklentileri tasarımları da şekillendiriyordu. Ne kadar süreceğini bilemesek de pandemi süreci, bunun tam tersi bir ofis tasarım beklentisi oluşturuyor. Özellikle informal toplantı alanları ve paylaşımlı masa modellerini değiştirmemiz gerekeceğini öngörüyoruz. Kişiye özel masa kullanımının yaygınlaşması, masalar arasındaki seperatörlerin yükseltilmesi, paylaşımlı alanların sayılarının azaltılması ya da tamamen kaldırılması, toplantı odalarının, ofis içi toplantıların da sanal olarak yapılabileceği daha ileri teknoloji içeren alanlar haline getirilmesi gibi yaklaşımları şimdiden projelerimize yansıtmaya başladık.

“En büyük değişiklik, birim alana düşen kişi sayısının azaltılması olacaktır.”

Alınacak önlemlerin faydalı olabilmesi, daha az kişinin ofis alanında olmasıyla mümkün gibi. Bu döneme kadar yapılan tüm hesaplamalar ve genel tasarım yaklaşımının temelini oluşturan ofis içi yoğunluk da bu önlemler kapsamında azaltılacak gibi görünüyor.

Ofis içinde temas alanlarının azaltılması da bir diğer önemli başlık. Çalışanların ofis içindeki faaliyetlerinde, fiziksel teması en aza indirmek gerekiyor. Kapılar, kartlı geçiş sistemleri, asansörler, mutfak alanları gibi yerlerde daha az temas bu noktada önemli. Temas durumunda ise malzeme seçimlerinin bulaşmayı azaltacak, kolay temizlenebilecek, virüs barındırmayacak özelliklerde olması lazım.

Toplantı odalarında oluşturulacak ayakta toplantı düzenlerinin, teması azaltma anlamında yeni dönemde yaygınlaşacağı öngörülebilir. Ayakta toplantılar, aynı zamanda toplantı sürelerini de kısaltacaktır. Ofis alanına gelen misafirlerin çalışma alanına girmeden resepsiyonda ağırlanabileceği toplantı odaları da ofis içi hijyene katkıda bulunacaktır.

Salgının ofis hayatına etkilerini hafifletmek için teknolojiden nasıl yararlanılabilir?

Video konferans sistemleri, sosyal mesafelerin korunmasına büyük bir katkı sağlıyor. Ofis içi toplantılar bile insanların masalarından kalkmasına gerek kalmadan bu yazılımlar aracılığıyla yapılabiliyor. Zaten evden çalışma yaklaşımı da bu anlamda sorunsuz çalışan uygulamalara ihtiyaç duyuyor. Hepsiyle birlikte ofis alanında ateşi yükselmiş kişileri kesintisiz tespit edebilen kameralar kullanılabiliyor. Aynı kameralar ile belirli alanlardaki kişi sayılarının kontrolünü de sağlanabilinir. Örneğin; konferans salonu, asansör, wc gibi kapasitesi kısıtlı alanlardaki kişi sayısının artması durumunda bu sistemler uyarı/ bilgi verebiliyorlar.

Havalandırma ve aydınlatma sistemlerini akıllı telefonlarından kontrol edebilen otomasyon yazılımları da anahtarlara ve termostatlara dokunma ihtiyacını ortadan kaldırıyor. Bu sistemlerin aynı zamanda enerji verimliliğine ve karbon ayak izine de olumlu etkisi oluyor.

Genel olarak ortamı dezenfekte etmek için de teknolojiden yararlanılıyor. Ultraviyole cihazları ile ofis boşken genel çalışma ortamı virüslerden arındırılabiliyor. Bu döneme kadar kullandığımız parmak izi ya da kartlı geçiş sistemleri, yüz tanıma sistemleri ile değiştirilebiliyor.

Peki, mevcut ofisler bu konuda kısa vadede nasıl önlemler alabilirler?

Mevcut ofislerde kolayca uygulanabilecek geçici ve kalıcı birçok önlem var. Bu önlemleri sıralayacak olursak;

• Öncelikle havalandırma sistemleri için Hepa filtreler kullanmak, iç havalandırmada virüsün yayılımını azaltabiliyor. Ayrıca, bina uygunsa doğal havalandırma için pencerelerin düzenli olarak açılmasını öneriyoruz. Bazı binalarda, mevcutta yoksa bile cepheye yeni pencereler eklenmesi konusu değerlendirilebilir.
• Çalışma alanları için masalar arasına şeffaf seperatörler eklemek oldukça pratik bir önlem. Böylece bir çalışanın hem karşısındaki hem de yanındaki kişiyle arasındaki hava sirkülasyonu doğrudan azalabiliyor.
• Yine ortak çalışma alanlarını paylaşımlı alanlar olmaktan çıkararak, belirli kişilere tahsis edecek şekilde düzenlemek de iyi yöntemlerden biri.
• Sosyal mesafeyi gösteren yönerge ve işaretlemeler de oldukça faydalı oluyor. Bu işaretlemeler hem zeminde hem de duvarlarda kullanılabiliyor.
• Kolaylıkla uygulanabilecek önlemlerden biri de her çalışanın kolayca ulaşabileceği, maske, dezenfektan ve mendiller bulunan hijyen istasyonları kurmak.
• Tuvalet alanlarında fotoselli klozet örtüleri, musluklar, sabunluklar, havluluklar, pisuvarlar gibi önlemler de temasın azaltılması konusunda etkili olabiliyor.
• Yine çalışma alanları için geçici kişisel hijyen malzemeleri de bulundurulabilir. Çalışanların sandalyesine örtebileceği kullan-at örtüler vb.

Artık birçok ofis binası, resepsiyon alanında ateş ölçümü yapıyor. Bu uygulamanın olmadığı binalarda, ofis içinde bu sistemin kurulması daha doğru olacaktır. Yine aynı alanda ofise gelen kargolar UV ışınları ile dezenfekte edilebilir.

Önümüzdeki dönem, hepimiz için bilinmeyenlerle dolu olacak gibi görünüyor. Birlikte çalışmanın yeni ve daha güvenli yollarını bulmak için çalışıyoruz. Umarım bu dönemi de sağlıkla ve güvenle atlatır, “Yeni normal”i çalışanlarımıza ve çevremize fayda sağlayacak bir fırsata dönüştürebiliriz.